Τα στατιστικά είναι αδυσώπητα! 9 στα 10 κατασκευαστικά έργα, από μικρές ανακαινίσεις μέχρι τεράστια έργα υποδομών, αποτυγχάνουν τους αρχικούς στόχους προϋπολογισμού, χρονοδιαγράμματος και ποιότητας λόγω ελλιπούς διαχείρισης από την ιδέα και το σχεδιασμό μέχρι την εκτέλεση και τη λειτουργία.

Στον δυναμικό κόσμο της διαχείρισης έργων, οι Project Managers έρχονται καθημερινά αντιμέτωποι με την αβεβαιότητα και την πολυπλοκότητα. Πώς μπορούν να λαμβάνουν γρήγορες και αποτελεσματικές αποφάσεις χωρίς να παγιδεύονται σε ατελείωτες αναλύσεις; Η απάντηση κρύβεται σε 11 κανόνες.

Οι κανόνες αυτοί είναι πρακτικοί και σύντομοι για να απλοποιούν τις σύνθετες αποφάσεις και να μειώνουν την πολυπλοκότητα. Οι επιτυχημένοι Project Managers αναπτύσσουν και βελτιώνουν αυτούς τους κανόνες καθ' όλη τη διάρκεια της ζωής τους.

1. Προσλάβετε έναν «Masterbuilder» (Αρχιμάστορα)

Ο κορυφαίος κανόνας για την επιτυχία ενός έργου είναι η εύρεση ενός Masterbuilder. Ο όρος είναι εμπνευσμένος από τους εξειδικευμένους τεχνίτες που έχτισαν τους μεσαιωνικούς καθεδρικούς ναούς της Ευρώπης.

+  Η ουσία: Ένας Masterbuilder διαθέτει όλη την απαραίτητη φρόνηση, τη βαθιά εμπειρία στον συγκεκριμένο τομέα (domain experience) και ένα αποδεδειγμένο ιστορικό επιτυχιών.

+ Εφαρμογή: Είτε πρόκειται για μια ανακαίνιση σπιτιού, ένα πληροφοριακό σύστημα (IT) είτε για έναν ουρανοξύστη, χρειάζεστε αυτόν τον άνθρωπο. Αν δεν είναι διαθέσιμος, τότε πρέπει να επιστρατεύσετε τους υπόλοιπους κανόνες.

2. Δημιουργήστε τη Σωστή Ομάδα

Αυτός είναι ο μοναδικός κανόνας στον οποίο συμφωνούν όλοι οι ηγέτες έργων παγκοσμίως. Όπως έχει δηλώσει ο Ed Catmull (συνιδρυτής της Pixar και υψηλό στέλεχος της Disney): «Αν δώσεις μια εξαιρετική ιδέα σε μια μέτρια ομάδα, θα την καταστρέψουν. Αν δώσεις μια μέτρια ιδέα σε μια σπουδαία ομάδα, είτε θα τη διορθώσουν είτε θα βρουν κάτι καλύτερο».

+ Η σύνδεση: Το βασικό καθήκον του Masterbuilder είναι να επιλέξει την ομάδα του. Τα μεγάλα έργα δεν είναι μοναχική υπόθεση, υλοποιούνται από ομάδες. Επομένως, ο χρυσός κανόνας είναι: Προσλάβετε τον Masterbuilder μαζί με την ομάδα του.

3. Ρωτήστε «Γιατί;»

Η συνεχής αναζήτηση του απώτερου σκοπού κρατά το έργο προσανατολισμένο στο τελικό αποτέλεσμα.

+ Η οπτική: Στο διάγραμμα ενός έργου, το «Γιατί» τοποθετείται στο κουτί της δεξιάς πλευράς (το τελικό παραδοτέο).

+ Η χρησιμότητα: Όταν το έργο βρεθεί αντιμέτωπο με μια «καταιγίδα» απρόοπτων γεγονότων, ο σωστός ηγέτης ελέγχει διαρκώς αν οι τρέχουσες ενέργειες συνεισφέρουν αποτελεσματικά στο τελικό αποτέλεσμα που βρίσκεται στα δεξιά.

4. Χτίστε με «Lego»

Τα μεγάλα και εντυπωσιακά έργα χτίζονται καλύτερα όταν αποτελούνται από μικρά, επαναλαμβανόμενα κομμάτια.

+ Η έννοια της σπονδυλωτής δομής (Modularity): Σκεφτείτε μια πολυώροφη τούρτα γάμου: ψήνεις ένα μικρό κέικ, μετά άλλο ένα, και τα τοποθετείς το ένα πάνω στο άλλο. Με τον ίδιο τρόπο λειτουργούν τα ηλιακά και αιολικά πάρκα (με το ηλιακό πάνελ ως δομικό στοιχείο), τα server farms (με τον διακομιστή), τα δίκτυα αγωγών και οι δρόμοι.

+ Επεκτασιμότητα: Αυτά τα έργα μπορούν να κλιμακωθούν απεριόριστα, γίνονται ταχύτερα, φθηνότερα και καλύτερα όσο αυξάνεται η κλίμακά τους. Η ιδέα εφαρμόζεται παντού: από λογισμικό και πυραύλους μέχρι νοσοκομεία και εφαρμογές.

5. Σκεφτείτε Αργά, Δράστε Γρήγορα

Η φάση του σχεδιασμού και η φάση της υλοποίησης έχουν τεράστια διαφορά στο επίπεδο ρίσκου.

+ Σχεδιασμός (Planning): Είναι σχετικά φθηνός και ασφαλής. Το χειρότερο που μπορεί να συμβεί είναι να σβηστεί κατά λάθος ένα αρχείο ή να χάσεις κάποιες σημειώσεις από μια συνάντηση της ομάδας.

+ Υλοποίηση (Delivery): Είναι ακριβή και επικίνδυνη. Εδώ συμβαίνουν οι καταστροφές: πλημμύρες σε σήραγγες, πανδημίες που κλείνουν εργοτάξια, καταρρεύσεις γεφυρών.

+ Το συμπέρασμα: Αφιερώστε όλο τον απαραίτητο χρόνο για να δημιουργήσετε ένα λεπτομερές και δοκιμασμένο πλάνο. Ο καλός σχεδιασμός μειώνει το «παράθυρο κινδύνου» κατά την υλοποίηση, κλείνοντάς το όσο το δυνατόν γρηγορότερα.

6. Υιοθετήστε την «Εξωτερική Οπτική»

Κάθε διαχειριστής θεωρεί το έργο του μοναδικό. Στην πραγματικότητα όμως, εκτός αν κατασκευάζετε μια μηχανή του χρόνου, το έργο σας ανήκει σε μια ευρύτερη κατηγορία παρόμοιων έργων.

+  Η μέθοδος: Δείτε το έργο σας ως «ένα από εκείνα». Συλλέξτε δεδομένα από προηγούμενα παρόμοια έργα και κάντε προβλέψεις βάσει αυτής της κατηγορίας αναφοράς (reference-class forecasts). Μετατοπίζοντας την εστίαση από το δικό σας μεμονωμένο έργο στην ευρύτερη κατηγορία, αποκτάτε μια πολύ πιο ακριβή και αντικειμενική εικόνα των κινδύνων.

7. Προστατέψτε τα Νώτα σας

Πολλοί υποστηρίζουν ότι η ευκαιρία είναι εξίσου σημαντική με το ρίσκο. Αυτό είναι λάθος. Το ρίσκο μπορεί να καταστρέψει ολοσχερώς εσάς ή το έργο σας, και κανένα πιθανό κέρδος (upside) δεν μπορεί να το αποζημιώσει αυτό.

+  Διαχείριση Ακραίου Κινδύνου (Fat-tailed risk): Μην αναλώνεστε στο να προβλέψετε το ρίσκο, προχωρήστε απευθείας στον εντοπισμό και την εξάλειψη των κινδύνων.

+ Η νοοτροπία του Tour de France: Στον διάσημο ποδηλατικό γύρο, οι αθλητές λένε ότι ο αγώνας δεν αφορά το πώς θα κερδίσεις, αλλά το πώς δεν θα χάσεις κάθε μέρα για 21 ημέρες. Μόνο αν επιβιώσεις μπορείς να σκεφτείς τη νίκη. Οι πετυχημένοι ηγέτες εστιάζουν καθημερινά στο να μην χάσουν, κρατώντας παράλληλα το βλέμμα τους στο στόχο.

8. Πείτε «Όχι» και Αποχωρήστε

Η εστίαση είναι το παν για την ολοκλήρωση ενός έργου, και το «όχι» είναι το εργαλείο για να παραμείνετε εστιασμένοι.

+  Πότε να λέτε όχι: Αν εξαρχής το έργο δεν έχει τους απαραίτητους ανθρώπους και πόρους (συμπεριλαμβανομένων των απρόβλεπτων εξόδων), αποχωρήστε. Αν μια ενέργεια δεν συνεισφέρει στον τελικό στόχο, προσπεράστε την. Πείτε όχι σε φαραωνικά μνημεία, σε μη δοκιμασμένη τεχνολογία και σε δικαστικές διαμάχες.

+ Το παράδειγμα της Apple: Ο Steve Jobs είχε δηλώσει περήφανος για όσα δεν έκανε η εταιρεία. Αυτά τα «όχι» επέτρεψαν στην Apple να συγκεντρωθεί σε ελάχιστα προϊόντα που σημείωσαν τεράστια επιτυχία.

9. Κάντε Φίλους και Κρατήστε τους Φιλικούς

Η διαχείριση των ενδιαφερόμενων μερών (stakeholders) είναι στην πραγματικότητα διαχείριση ρίσκου.

+  Διπλωματία: Οι ηγέτες μεγάλων έργων ξοδεύουν πάνω από τον μισό χρόνο τους λειτουργώντας ως διπλωμάτες, καλλιεργώντας τη στήριξη των ανθρώπων που επηρεάζουν το έργο.

+ Προνοητικότητα: Αν κάτι πάει στραβά, η μοίρα του έργου θα εξαρτηθεί από τη δύναμη αυτών των σχέσεων. Όταν όμως σκάσει η κρίση, είναι πια αργά για να χτίσετε γέφυρες. Πρέπει να τις έχετε χτίσει πολύ πριν τις χρειαστείτε.

10. Ενσωματώστε την Κλιματική Αντιμετώπιση στο Έργο σας

Καμία αποστολή δεν είναι πιο επείγουσα σήμερα από την αντιμετώπιση της κλιματικής κρίσης.

+  Η σύγχρονη φρόνηση: Κατά τον Αριστοτέλη, φρόνηση είναι η ικανότητα να βλέπεις τι είναι καλό για τους ανθρώπους και να το υλοποιείς. Σήμερα, το καλό μεταφράζεται σε κλιματική θωράκιση, όπως ο καθολικός εξορθολογισμός και ο εξηλεκτρισμός των πάντων (σπίτια, αυτοκίνητα, γραφεία) με χρήση ανανεώσιμων πηγών ενέργειας. Κάθε νέο έργο, μεγάλο ή μικρό, πρέπει να ενσωματώνει αυτές τις αρχές.

11. Συνειδητοποιήστε ότι το Μεγαλύτερο Ρίσκο Είστε Εσείς

Είναι εύκολο να κατηγορούμε τον εξωτερικό κόσμο για τις αποτυχίες: τις αλλαγές στις τιμές, τον καιρό, τα ατυχήματα. Αυτή όμως είναι μια επιφανειακή προσέγγιση.

+  Η ψυχολογική παγίδα: Τα έργα συνήθως αποτυγχάνουν επειδή οι ηγέτες τους εγκλωβίζονται στην «εσωτερική οπτική» (inside view) και αγνοούν το πώς αποτυγχάνει η κατηγορία στην οποία ανήκει το έργο τους. Αυτό συμβαίνει επειδή η ανθρώπινη ψυχολογία μας ωθεί να εστιάζουμε στη συγκεκριμένη περίπτωση.

+ Ο πραγματικός εχθρός: Η μεγαλύτερη απειλή δεν βρίσκεται εκεί έξω, αλλά μέσα στο ίδιο μας το μυαλό, στις δικές μας συμπεριφορικές προκαταλήψεις (behavioral biases). Για αυτόν τον λόγο, ο μεγαλύτερος κίνδυνος για το έργο σας είστε εσείς οι ίδιοι.

Σύνοψη για Διαχειριστές Έργων

Οι παραπάνω 11 κανόνες δεν πρέπει να εφαρμόζονται τυφλά σαν έτοιμες συνταγές. Αντίθετα, λειτουργούν ως πηγή έμπνευσης για να αναλύσετε το δικό σας περιβάλλον, να πειραματιστείτε και, τελικά, να αναπτύξετε τους δικούς σας προσωπικούς κανόνες. Αυτή είναι η πραγματική δεξιότητα που μετατρέπει τα τολμηρά οράματα σε απτή πραγματικότητα.

Πηγή: How Big Things Get Done: The Surprising Factors That Determine the Fate of Every Project, from Home Renovations to Space Exploration and Everything In Between (Bent Flyvbjerg, Dan Gardner)

Τελική Σημείωση από την Ομάδα του Projects.cy...

📚 Σας άρεσε αυτό το άρθρο; Διαβάστε επίσης: Η Γριά με Καρκίνο των Οστών που Φοράει Gucci

✅ Έχεις έργο σχεδιασμένο; Ανέβασε το δωρεάν και πάρε καλύτερες προσφορές, πιο γρήγορα: Νέο Έργο